Session On-Jase

Sessions On-Jase

Dans le cadre d’une initiative visant à permettre une discussion ouverte, une session est à l’essai pour recueillir les préoccupations, les demandes de renseignements, les suggestions et les commentaires des membres/propriétaires de la communauté. Pendant la haute saison, le plan est de programmer deux sessions par mois avec 4 administrateurs présents. Le format peut être adapté à la préférence du membre de la communauté (si possible). C’est-à-dire : discussion de groupe ou en tête-à-tête. Toutes les recommandations, demandes de renseignements et suggestions sont stockées dans un référentiel disponible ci-dessous et suivies jusqu’à la fermeture.

Le succès de cette initiative repose principalement sur l’implication de la communauté et le parrainage du conseil d’administration.

Le cycle de vie des recommandations du propriétaire peut potentiellement s’étendre à 5 étapes distinctes :

Étape 1 : Examen par des membres expérimentés du conseil d’administration et de la communauté pour analyser la faisabilité en fonction de demandes historiques similaires . Si possible, passer à l’étape 2.

Étape 2 : Des membres volontaires de la communauté seront requis pour effectuer une analyse initiale des exigences, de la faisabilité et de l’étendue des travaux et des coûts à haut niveau. Un parrain (généralement un membre du conseil d’administration) est chargé d’assister au besoin et de fournir des commentaires. Le gestionnaire du groupe Castle peut également fournir des informations sur les statuts et les règles/règlements si nécessaire. P.S. : les points 3 et 4 du document de suivis « On Jase » plus bas nécessitent l’implication de la communauté pour progresser.

Étape 3 : Les bénévoles de la communauté soumettent les recommandations au comité de suggestions pour analyse.

Étape 4 : En fonction des coûts et de l’impact sur la communauté, un vote des propriétaires peut être nécessaire. S’il est approuvé, passez à l’étape 5.

Étape 5 : Approbation et vote du Conseil.

Nous espérons que cette initiative apportera de nombreux avantages à l’avenir et permettra un niveau accru de transparence ainsi que des dialogues constructifs.

IMPORTANT : Veuillez prendre note que l’initiative « On Jase » n’est pas destinée à remplacer le comité de suggestion existant. Mais fournit un canal de communication alternatif pour lequel le propriétaire peut discuter ouvertement de divers problèmes ou inquiétudes. Le processus officiel actuel consiste pour le comité de suggestion d’accepter les recommandations, les évaluer et à les communiquer au conseil.

Document de Suivi (PDF)

Chef de Projet – Michel Akzam